காசோலையை எழுதும் போது பின்பற்ற வேண்டியவை

 

அழிக்க முடியாத மையினால் எழுத வேண்டும்.

காசோலையின் சொற்களும், இலக்கங்களும் எழுதப்படும் போது இடைவெளி விடக்கூடாது.

பதவிப் பெயரிற்கு காசோலை எழுதும் போது பதவிப்பெயரானது முழுமையாக எழுதப்படல் வேண்டும்.

பெறுவோனுக்கு வங்கியில் கணக்கு இருக்குமாயின் பெறுவோன் கணக்கு மட்டும் என குறுக்கோடிடப்பட்டு வழங்குதல்.

கொடுப்பனவு உறுதிச்சீட்டு இலக்கத்தை காசோலையின் அடியிதழில் குறிப்பிடுதல் வேண்டும்.

காசோலையின் செல்லுபடிக்காலம் 30 நாட்களை கொண்டுள்ளதா என சரிபார்த்தல்.

அங்கீகரிக்கபட்ட இரு உத்தியோகத்தர்களும் காசோலையில் கையொப்பமிடுதல்.

காலநீடிப்பின் போது அங்கீகரிக்கபட்ட இரு உத்தியோகத்தர்களும் காசோலையில் கையொப்பமிடுதல் வேண்டும்.

வங்கிக் கணக்கை திறத்தல்

வங்கிக் கணக்கை திறப்பதற்கான விண்ணப்பம் அதற்கான அவசியத்தன்மை என்பவற்றை விளக்கி திறைசேரி கணக்குகள் திணைக்களத்திற்கு பிரதான கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர் ஊடாக சமர்ப்பித்தல் வேண்டும்.

அதில் வங்கிக் கணக்கு திறக்கப்படவுள்ள வங்கியின் பெயர், கணக்கு தலைப்பு, கணக்கை இயக்குவதற்கு அனுமதிக்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர்களது பதவி மற்றும் பெயர், காசோலையில் கையொப்பமிட அனுமதிக்கப்பட்ட உத்தியோகத்தர்களின் ஆண்டுச் சம்பளம் மற்றும் திணைக்கள தலைவரது கையொப்பம் என்பவற்றை குறிப்பிடுதல் வேண்டும்.

காசோலையில் கையொப்பமிட அதிகாரமளிக்கப்பட்ட இருவரின் நான்கு மாதிரி அடடைகளில் கையொப்பத்தை உறுதிப்படுத்தி திணைக்கள தலைவர் ஊடாக அனுப்புதல்.

காசோலையில் கையொப்பமிட அனுமதிக்கப்பட்ட பிணை செலுத்தியவர்களது விபரத்தையும் இணைத்தல் வேண்டும்.

பிரதான கணக்கீட்டு உத்தியோகத்தர் திணைக்கள தலைவரது கையொப்பத்தை உறுதிப்படுத்தி சிபாரிசு செய்து திறைசேரி செயலாளரிற்கு அனுப்புதல்.

திறைசேரி செயலாளர் வங்கிக் கணக்கின் அவசியத் தன்மையை கருத்திற் கொண்டு அனுமதி வழங்குவார்.

அனுமதிக் கடிதமானது வங்கிக்கு விலாசமிட்டு திணைக்கள தலைவரிற்கு பிரதியிட்டு அனுப்பப்படும்.

நடைமுறைக்கோவை - Procedure File

                                          

இக்கோவையில் விடயத்துடன் தொடர்புபட்ட அந்த விடயத்தை நிறைவேற்றும் படிமுறைகள் குறிப்பிட்டிருக்கும். அதாவது ஒரு வேலையை எவ்வாறு ஆரம்பிப்பது, அது எவரெவருடாகச் செய்யவேண்டும், இறுதியாக எடுக்கப்பட வேண்டிய நடவடிக்கை என்ன?என்பன இதில் குறிப்பிடப் பட்டிருக்கும். 

இக்கோவை விடய எழுதுநரின் வேலையை இலகுவாக்கும். புதிய எழுதுநரைப் பயிற்றுவிக்க இது உதவுகின்றது. இயக்கங்கள் சரியாகவும், முறையாகவும் நடைபெற உதவுகின்றன. வேலை நடைமுறைகளைப் படித்து மாற்றங்களைப் பாவிக்க இக்கோவை உதவுகின்றது.

மத்திய கோவை - Central File

                                  

சில சிக்கலான விடயங்களுக்கு சில துணைக்கோவைகளைத் திறக்க வேண்டியேற்படலாம். பல துணைக்கோவைகளுடன் தொடர்புபட்டதாக ஒரு கோவை பேணப்படும். இதுவே முக்கிய கோவை எனப்படும்.

Eg:- ஒரு நேர்முகப் பரீட்சையின் போது ஒவ்வொரு பரீட்சாத்திக்குமாகத் துணைக்கோவைகள் பேணப்படும் வேளையில் குறிப்பிட்ட பதவி பற்றிய தகமைகள், ஆட்சேர்ப்புத்திட்டம், நேர்முகப்பரீட்சை நிலையம் போன்ற விபரங்களைக் கொண்டதாக மத்திய கோவையிலிருக்கும் ஒவ்வொரு பரீட்சாத்தியும் நேர்முகப்பரீட்சை செய்யப்பட்டுத் தெரிவு பற்றிய விபரமும் மத்திய கோவையில் திறக்கப்படும். 

இது போன்ற பல அம்சங்களைக் கொண்ட ஒரு செயற்றிட்டத்திற்கு அந்தப் பல்வேறு அம்சங்களுக்குத் துணைக்கோவைகளும் அச்செயல் திட்டம் சம்பந்தமாக மத்தியகோவையும் பேணப்படும்.

கோவைகளின் வகைகள்

                                      

1. மத்திய கோவை
2. நடைமுறைக் கோவை
3. உசாத்துணைக் கோவை
4. கொள்கைக் கோவை
5. விடயக் கோவை
6. பெயர்வழிக் கோவை

கோவையிடலில் ஏற்படும் தவறுகள்

                                

1. தலையங்கம் மிக நீண்டதாக இருத்தல்
2. குழப்பமான முறையில் பெயரிடல்
3. கோவைக்கு அதிகமான ஆவணங்களைச் சேர்த்தல்
4. ஒரு கோவைக்குள் மற்றொரு கோவையைப் புகுத்துதல்
5. கோவை வைக்குமிடங்களில் அதிக நெருக்கத்தை ஏற்படுத்துதல்.
6. கோவைகளில் சிறிய ஊசிகளைப் பாவித்து பத்திரங்களைச் சேகரித்தல்.

கோவையிடலின் படிமுறைகள்

                                           

1. சேகரித்தல்
2. பார்வையிடுதல்
3. சுட்டெண் இடுதல்
4. வகைப்படுத்தல்
5. மாற்றுத்தொடர்புகளைக் குறித்தல்